Las comunidades de vecinos siempre miran con detalle cada gasto. Es por ello que a la hora de contratar a un profesional deben conocer todas sus tareas.
Por tanto, es normal que los propietarios de un edificio en la Ciudad Condal deben conocer qué hace un administrador de fincas.
Si lees este artículo entenderás la importancia de contar con un administrador de fincas colegiado y profesional, así como todas las funciones que puedes delegar para tu día a día como propietario de un piso en Barcelona.
Tabla de contenidos
Las 6 obligaciones de los administradores de fincas
Lo primero que hay que destacar es que no es una norma cerrada. La Ley de la Propiedad Horizontal en su Artículo 20 desgrana las funciones más importantes.
| 📌 La legislación no es un texto cerrado, se va ampliando y depende también de la decisión de cada comunidad. Así que, ¿qué marca la ley de la Propiedad Horizontal sobre las funciones del administrador? |
1. Velar por el buen régimen de la finca
La ley dice:
Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
Que quiere decir:
Es decir, el administrador de la finca no es un vigilante de seguridad, ni tampoco se debe pasear cada día por el edificio para detectar incidencias.
Pero si el portero, un vecino, o cualquier persona encuentra un problema, el administrador debe atacar el incidente. Tanto si es para solucionar él mismo el problema o bien avisar a la persona o empresa correspondiente.
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Completa atención al propietario
2. Preparar el plan de gastos previsibles
La ley dice:
Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
Que quiere decir:
El administrador de fincas conoce los gastos de cada comunidad de vecinos. Así que debe preparar el presupuesto con todos los pagos que se harán. Además de calcular las cuotas que debe abonar cada propietario de los inmuebles.
La obligación del administrador de la finca es preparar el presupuesto, pero no puede aprobarlo. Él debe presentar el documento a la Junta de la comunidad de vecinos para su aceptación.
Además, el profesional de la gestión de comunidades de vecinos debe llevar la contabilidad de la comunidad y reportar a los propietarios el estado de las cuentas.
3. Conservación de la finca
La ley dice:
Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
Que quiere decir:
Este es un apartado que se diferencia por la urgencia y donde el administrador actúa al margen de la Junta de Propietarios.
Es decir, si ocurre una incidencia de alta urgencia o gravedad, el administrador de la finca está obligado a actuar sin esperar a la aprobación de los dueños de los pisos. Eso sí, luego debe rendir cuentas y explicaciones a los propietarios.
A su vez, la ley entiende por “conservación de la casa” a controlar que todas sus instalaciones y servicios estén en correcto estado, así como pautar las inspecciones reglamentarias.
4. Ejecutar las órdenes de la Junta
La ley dice:
Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
Que quiere decir:
El administrador de la finca es el responsable final de llevar a cabo los acuerdos de la Junta.
Generalmente, estas resoluciones aprobadas son obras en el edificio. Así que, el profesional de la administración de fincas debe elaborar el plan de acción y marcar las fechas en que dichas reformas se harán.
Es más, si las obras de mejora implican un gasto superior, es el administrador de la finca quien debe solicitar la derrama extraordinaria, además de programar las cuotas que cada propietario debe abonar.
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5. Secretario de la Junta y Custodia de la documentación
La ley dice:
Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
Que quiere decir:
Un administrador de fincas colegiado puede actuar también como Secretario de la Junta. Este cargo se ocupa de realizar las actas de las juntas, expedir las certificaciones necesarias y custodiar los documentos no sensibles de la comunidad.
El administrador de la finca está obligado a guardar esta documentación no sensible durante 5 años. ¿Y que és documentación no sensible? Pues son facturas, recibos o contratos prorrogados.
6. Otras atribuciones
La ley dice:
Todas las demás atribuciones que se confieran por la Junta.
Que quiere decir:
Cada comunidad de vecinos es diferente y puede asignar una tarea distinta a su administrador de fincas contratado. Las acciones suelen variar según si son comunidades de vivienda de uso habitual o de segunda residencia.
| 📌Las tareas del administrador de fincas están abiertas a ser más además de las estrictamente obligadas. Por lo tanto, de depende de la negociación entre cada comunidad con su profesional contratado para sacar el listado completo de sus responsabilidades. |
Así que depende de la negociación entre cada comunidad con su profesional contratado como administrador.
7. Representación legal de la comunidad (no obligación)
La Ley 39/2015 obliga a las comunidades de vecinos a comunicarse con las Administraciones públicas por medios electrónicos.
Por lo general, las comunidades de vecinos nombran a los administradores de fincas como sus representantes legales para enviar y recibir notificaciones con los entes públicos.
¿Qué hacer si el administrador no cumple sus funciones?
La tarea de administrar y gestionar fincas es una tarea que solo puede caer en manos de profesionales.
Así que si el profesional contratado no cumple con sus deberes es hora de reemplazarlo de forma rápida. Por ello, en ShBarcelona somos orgullosos miembros del Colegio de Administradores de Fincas de Barcelona-Lleida.
El organismo oficial que regula esta profesión y que mantiene los altos estándares de calidad. Al fin y al cabo, se están tratando uno de los temas más importantes de la vida de una persona, como es su domicilio.
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Si te han quedado más dudas sobre cuales son las tareas obligatorias de un administrador de fincas, en este vídeo de los compañeros de Baeza Fincas, se explican con más detalle.
Fuentes:
https://www.elmundo.es/economia/vivienda/2017/04/20/58f8800046163fcc1f8b4584.html
https://www.comunidades.com/legislacion/comunidades/ley-de-propiedad-horizontal/articulo-20/
Buenos días,
Soy propietaria de un piso en un edificio cuya comunidad tiene contratada una empresa administradora.
Me gustaría saber si tengo el derecho de preguntar directamente a dicha administradora (aunque yo no sea presidenta de la comunidad) si se ha autorizado por la administradora o el presidente (sin haberse discutido en junta de propietarios) un gasto concreto (por ejemplo, la limpieza de una zona común). Ya que creemos que la administradora está autorizando gastos que no corresponden a cargo de la comunidad